Soutien administratif et opérationnel
On prend le relais, pour désamorcer l'urgence
Votre adjointe a de nombreux dossiers et suivis en cours. En son absence, ou lors d'une période surchargée, le verre déborde rapidement. Éliminez les urgences et maintenez les priorités à jour.
Notre service de dépannage
Support administratif général
Support administratif général
Support administratif général
- Gestion des appels, courriels et suivis
- Commande des fournitures
- Organisation et classement des documents numériques
- Mise à jour dossiers clients / fournisseurs / employés (CRM/ERP)
- Rédaction et mise en page (lettres, comptes rendus, rapports, procès-verbaux)
- Maintien des procédures internes
Comptabilité
Support administratif général
Support administratif général
- Facturation
- Suivi des comptes à payer et à recevoir
- Tenue de livre
- Traitement de la paie (incluant CCQ)
- Conciliation de base et préparation des dépôts/rapports simples.
- Utilisation de QuickBooks, Acomba, Sage 50 ou application maison
Logistique et coordination
Support administratif général
Marketing et communications
- Coordination d'événements internes (formations, rencontres, activités d’équipe)
- Réservation de salles, d'équipements, de services (traiteur, conférencier.ère)
- Organisation des déplacements : transport, hébergement, itinéraires
- Soutien pour la gestion de projets : échéanciers, livrables, coordination fournisseurs
Marketing et communications
Marketing et communications
Marketing et communications
- Planification / publication sur les réseaux sociaux, modération des commentaires
- Conception / envoi d'infolettres (Mailchimp, Cyberimpact, Mailer Lite).
- Création de présentations (PowerPoint, Canva) et des gabarits.
- Mise à jour de site web (WordPress/Wix/Squarespace : contenus, horaires, nouvelles)
- Révision et uniformisation de la mise en page (guides, formulaires, politiques)
Soutien à la direction
Marketing et communications
Soutien à la direction
- Premier tri et filtre des demandes pour la boîte courriel et des appels du dirigeant
- Gestion d’agenda complexe (priorités, conflits, comités, invitations)
- Planification des réunions, CA, comités : convocations, ordre du jour, logistique
- Suivi des décisions, assignation des responsables, contrôle des échéances
- Rédaction et correction de correspondance, mémos, notes sensibles avec confidentialité
- Préparation de communications internes et externes de niveau exécutif (notes, allocutions, communiqués)
Gestion de projets
Marketing et communications
Soutien à la direction
- Suivi de projets : tableaux de bord, échéanciers, indicateurs clés
- Recherches, analyses et formulation de recommandations
- Conception d’outils pour l’équipe : gabarits, procédures, rapports d’avancement
- Gestion de l’information sensible (RH, finances, contrats) avec discrétion
- Représentation de la direction dans certains comités ou événements internes (compte rendu et suivis)
- Priorisation en fonction des urgences et suivi des dossiers délicats
Suivez l'avancement des tâches en tout temps
Accédez facilement à votre espace sécurisé sur Asana
En tant que gestionnaire, vous souhaitez être rassuré et garder un œil sur les suivis et les tâches effectuées. Votre accès sécurisé à Asana vous fournit l'historique détaillé des priorités sur lesquelles travaille votre assistante temporaire.
